Cómo hacer una asamblea virtual en Chile

Qué revisar antes de convocar

Antes de fijar una fecha, hay tres cosas que conviene tener claras: el reglamento de copropiedad, el registro de copropietarios y la materia que se quiere votar. La ley permite sesiones telemáticas o mixtas, pero si el reglamento no ordena cómo funciona la participación remota, después cualquiera puede cuestionar la validez de lo que se acordó. Es un problema evitable.

Cómo hacer la citación correcta

La convocatoria debe salir desde el comité de administración, a través de su presidente. Si el presidente no lo hace, puede hacerlo el administrador. Tiene que llegar a todos los copropietarios o sus representantes, ya sea por carta certificada al domicilio registrado o por correo electrónico registrado. El plazo no tiene mucho margen: mínimo 5 días, máximo 15 días antes de la sesión.

• Indica claramente si la sesión será telemática o mixta.
• Señala fecha y hora de inicio.
• Explica qué plataforma se va a usar y cómo ingresar. Si hay que instalar algo o crear una cuenta, dilo con tiempo.
• Adjunta la tabla de materias y la información que los copropietarios necesitan para votar con criterio.
• Si la sesión es extraordinaria, la tabla solo puede incluir los temas que figuren en la citación.

Cuando la sesión extraordinaria fue pedida por copropietarios que representan al menos el 10% de los derechos del condominio, la citación debe enviarse dentro de 10 días corridos desde que se recibió la solicitud.

Cómo armar la asamblea virtual

La plataforma importa más de lo que parece. No sirve cualquier herramienta que permita conversar: el medio telemático tiene que facilitar el ingreso de todos los participantes, permitir que se comuniquen de forma ordenada y ser compatible con distintos dispositivos. Además, el comité o el administrador tiene que informar en la citación qué herramienta se va a usar y asegurarse de que funcione durante toda la sesión. Una caída técnica en medio de una votación crea un problema que después es difícil de resolver.

• Usa una plataforma donde se pueda verificar el ingreso y la permanencia de cada asistente.
• Habilita audio y video, o al menos un mecanismo que permita identificar a cada persona.
• Define antes cómo se pide la palabra y cómo se cierra cada votación. Improvisar eso en el momento genera desorden.
• Guarda un respaldo de asistencia: puede ser el reporte de ingreso de la plataforma, una grabación o un listado exportable.
• Designa a una persona para soporte técnico y a otra para controlar quórum y votación. No conviene que sea la misma.

Cuando la participación es por videoconferencia u otro medio similar, el comité tiene que identificar al copropietario o su representante por imagen y voz al momento de acreditar asistencia y al votar. La ubicación física de quien se conecta no limita su participación. Para efectos legales, la asamblea siempre se entiende celebrada en el domicilio del condominio.

Quién vota y cómo se respalda

Conectarse no es lo mismo que tener derecho a voto. Solo votan los copropietarios hábiles, con un voto proporcional a sus derechos sobre los bienes comunes. El administrador no puede representar a ningún copropietario, sin excepciones. La calidad de hábil se acredita con un certificado emitido por el propio administrador o quien haga sus veces, y conviene tenerlo listo antes de abrir la sesión.

Hay materias que por ley requieren la presencia de un notario o que el acuerdo se reduzca a escritura pública. Si algún punto de la tabla cae en ese grupo, no conviene resolverlo como si fuera una reunión de coordinación: hay que prepararlo con soporte legal desde antes.

Errores comunes y forma segura de hacerlo

La forma más segura de hacer una asamblea virtual no es buscar atajos, sino replicar online la misma disciplina documental que exigirías en una sesión presencial.

• Convocar por el grupo de WhatsApp del edificio en vez de usar los canales formales.
• Usar una plataforma que no registra quién entró ni permite identificar a quien vota.
• No distinguir entre copropietarios hábiles, inhabilitados y personas que asisten sin derecho a voto.
• Incluir temas en una sesión extraordinaria que no estaban en la citación.
• Cerrar la reunión sin acta completa, sin respaldo de las votaciones o sin firmar dentro del plazo.

Si quieres reducir el margen de conflicto, arma una carpeta antes de la sesión con la citación, la tabla, los antecedentes de cada punto, la nómina de asistentes, el certificado de copropietarios hábiles, el respaldo de las votaciones y un borrador de acta. La ley obliga a custodiar el libro de actas y todos los antecedentes que respalden los acuerdos, aunque estén en formato digital o audiovisual.